на главную страничку  

 



 
APS-Документооборот


Система APS-Документооборот предназначена для организации электронного архива и технического документооборота предприятия и позволяет решать задачи управления документами и инженерными данными об изделиях/составах проектов, маршрутизации документов и заданий, управления проектами.

APS-Документооборот обеспечивает гибкий подход к организации структуры архива предприятия. Архив может иметь многоуровневое построение, определяемое потребностями предприятия, например - архив отела главного конструктора, рабочий архив сектора, архив договорного отдела и т.д. При этом соблюдается взаимосвязь всего архива предприятия в целом. Архив представляет собой базу данных, в которой хранятся документы и реквизиты для их идентификации, группирования и поиска.

Для каждого архивов можно определить:

  • физическое его размещение на файловых серверах предприятия;
  • права доступа пользователей к документам этого архива;
  • набор параметров документов архива;
  • набор необходимых подписей и маршрута движения, которые документ должен получить для того, чтобы попасть в архив или получить необходимый статус;
  • разные типы реквизита для документов и изделий. Например, при выборе значения для реквизита "Поставщик" открывается таблица со списком предприятий-поставщиков из базы данных предприятия, в которой отображаются все необходимые реквизиты поставщиков - адрес, расчетный счет, контактные телефоны и т.д. Таким образом, обеспечивается возможность консолидации в системе информации из различных, имеющихся на предприятии, баз данных.

APS-Документооборот поддерживает различные типы документов - чертежи, спецификации, текстовые документы и т.д. Для каждого типа документов предусмотрена возможность назначения программы просмотра и редактирования документов данного типа. Поддерживаются документы, состоящие из нескольких файлов (например, чертежи на нескольких листах, гибридные чертежи TIFF+Dtable и др.), а также документы, включающие в себя ссылки на другие документы (например, XREF в AutoCAD и т. д.). Предусмотрена возможность регистрации в архиве информации о документах, выполненных на бумажных носителях.

APS-Документооборот позволяет управлять правами доступа к документам. Имеется возможность назначения права доступа пользователей к различным разделам архива. Поддерживаются различные виды прав доступа к документам - права на просмотр, изменение, удаление документов и др. Кроме того, в системе ведется журнал доступа к документам, в котором регистрируется вся история различных операций пользователей с документом.

Для хранения архивных копий документов используются так называемые электронные хранилища с документами - сегменты базы данных архива, куда система помещает упакованные сжатые в несколько раз файлы архивируемых документов. По мере роста количества документов в архиве и постоянно растущих потребностей в дисковой памяти администратор системы имеет возможность создавать новые хранилища документов как на файл-серверах предприятия, так и с использованием БД, функционирующей в локальной сети предприятия. Хранение документов в электронных хранилищах исключает возможность получения доступа к документам в обход системы.

APS-Документооборот имеет специальный модуль маршрутизации документов, осуществляющий поддержку групповой работы над проектом. Обеспечиваются различные функции, необходимые при групповой работе над проектом - выдача рабочих заданий и контроль их исполнения, пересылка документов и рабочих запросов одним пользователем другому, рассылка сообщений и уведомлений и т.д. При этом исключается возможность одновременного редактирования одного документа различными пользователями системы. Каждый документ в архиве имеет электронную карточку подписей, в которой фиксируется кто, когда и в какой должности подписал данный документ. Система обеспечивает автоматизацию процедуры согласования и утверждения документов путем их рассылки задействованным в этой процедуре специалистам. Процедуры согласования и утверждения могут быть настроены в соответствии с существующими стандартами предприятия, и их может быть несколько - для согласования на разных уровнях. Обеспечивается проведение изменений утвержденных документов с выпуском извещения об изменении (ИИ), утверждением данного ИИ со сбором необходимых подписей и сохранением старых (до изменения или аннулированных) версий документов.

APS-Документооборот поддерживает все стандартные функции систем такого класса:

  • планирование и контроль сроков выпуска инженерной документации,
  • поиск документов, выборки, получение отчетов,
  • сравнение вариантов выпускаемого изделия по различным критериям,
  • формирование требуемой отчетной документации,
  • запуск используемых приложений для создания, редактирования или просмотра документов из системы,
  • обеспечение удаленного доступа к архиву из WEB-браузеров,
  • быстрое первоначальное наполнение архива с помощью пакетной регистрации чертежей.

APS-Документооборот полностью интегрирован в автоматизированную процессинговую систему APS-предприятие и может поставляться в его составе.

в начало страницы
  обратная связь